Hemmelig optagelse af samtaler

Hvad må jeg – hvad må jeg ikke?

Har chefen kaldt dig til møde, og gør du dig overvejelser om at sikre dig dokumentation i form af lydoptagelse?

Ser du din nabo, som har stævnet dig i forbindelse med en naboretlig strid, sidde og have en intens samtale med et af vidnerne i sagen, og overvejer, om du diskret kan få noget af samtalen på bånd?              

Har din virksomhed behov for at evaluere jeres telefonsamtaler med kunderne, og vil du gerne kunne gemme samtalerne til intern undervisning?                

Må du overhovedet det?       

GDPR er det nye sort, og med risiko for at virksomheder mødes med otte- til nicifrede bøder, er interessen for reguleringen selvsagt betydelig.  De aktuelle bøder kan i realiteten være både større og mindre, og selvom det næppe er det lille autoværksted, der skal lægge de helt store betalinger, har grundbeløbene ikke desto mindre været anledning til, at mere end en enkelt erhvervsdrivende har fået kaffen galt i halsen.

Det er dog ikke alene GDPR-reguleringen, der kan komme i vejen for lydoptagelser, og alvoren bliver ikke mindre, når man kigger ind i den strafferetlige regulering.

Overordnet kan man sige, at er det i overensstemmelse med straffelovens bestemmelser, er det ikke ens betydende med, at det ikke kan være i strid med GDPR-reguleringen. Omvendt, hvis det er strafbart, kan det ikke samtidig være ”GDPR-compliant”. Det giver derfor mening at starte med at se på den strafferetlige regulering.

Hemmelig optagelse af andres samtaler

Straffeloven fastsætter nemlig en straf på op til 6 måneders fængsel for hemmelige optagelser af samtaler, møder mv., du ikke selv deltager i. Denne strafferamme kan dog op til 12-dobles, hvis optagelsen sker for at få oplysninger om en virksomheds erhvervshemmeligheder, eller hvis omstændighederne i øvrigt er skærpede.

Reglen er dog meget specifikt begrænset til de situationer, hvor ingen af deltagerne er bekendt med, at samtalen optages. Det vil derfor være tilstrækkeligt for at opnå straffrihed efter straffelovens bestemmelser, at én af samtaleparterne er bekendt med, at du optager samtalen. Er dette tilfældet, eller deltager du selv i samtalen, har vi effektivt bevæget os væk fra straffeloven og over i GDPR-reguleringen.  

Optagelse af øvrige samtaler

Ser vi herefter bort fra straffeloven, findes en mere omfattende regulering i GDPR-reguleringen i form af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, der omhandler adgangen til behandling af personoplysninger, hvilket altså omfatter optagelse af samtaler. Brud på GDPR-reguleringen lyder umiddelbart mindre farligt end brud på straffeloven, og strafferammen er godt nok også mindre, men også disse regelbrud kan efter omstændighederne straffes med fængsel.

Både privatpersoner og virksomheder skal efterleve GDPR-reglementet, men er der tale om optagelser til rent privat brug for fysiske personer, giver det ikke anledning til problemer i denne sammenhæng, og det er derfor ikke din optagelse af en samtale med faster Olga, hvor I planlægger farfars fødselsdag, der får dig i klemme hos Datatilsynet.

Anderledes forholder det sig, når formålet får en anden karakter, for er du f.eks. kaldt til en ubehagelig samtale med chefen, og optager du denne samtale for at sikre dig bevis i tilfælde af en konflikt, så bliver du teknisk set dataansvarlig, og så falder du ind i området for databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen, der sætter en række regler op for, hvad du må og ikke må gøre i forbindelse med behandling af persondata.             
I det hele skal du holde dig fra at behandle de ”følsomme personoplysninger”, der omfatter race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering – medmindre du har samtykke fra den, hvis oplysninger, du behandler. Du kan selvfølgelig ikke forudse, hvad du kommer til at optage, men du skal til gengæld slette disse oplysninger straks, hvis de kommer med i optagelsen.

I øvrigt kan du optage samtaler, hvis det har et sagligt formål (en ”legitim interesse”), og formålet ikke kan opnås på en mindre indgribende måde – og så skal din interesse i at optage samtalen afvejes overfor den anden parts interesse i ikke at blive optaget.

Optagelse som følge af behov for dokumentation – f.eks. din samtale med chefen – vil derfor som det klare udgangspunkt være tilladt, men Datatilsynet har vurderet, at ved optagelse af telefonsamtaler med henblik på at uddanne medarbejdere, er behovet for at optage samtalen ikke tilstrækkeligt tungtvejende, og optagelse kræver derfor samtykke fra den, du vil optage.                      

Og så skal optagelsen selvfølgelig slettes, så snart der ikke er behov for den længere.

Som en sidebemærkning kan hemmelig optagelse godt være i strid med den ansættelsesretlige loyalitetspligt, selv om den ikke giver problemer i GDPR-regi, og overholdelse af databeskyttelsesreglerne er altså ikke en garanti imod ansættelsesretlige sanktioner – men det er et emne til en anden artikel.

Skal jeg orientere den, jeg optager?

Som dataansvarlig har du en pligt til at orientere den, du optager. Oplysningerne skal gives ”samtidig” med at du optager, hvilket ifølge Datatilsynet skal fortolkes som værende så tidligt som muligt. Dette kan efter omstændighederne indebære, at du skal orientere den anden part, inden du påbegynder optagelsen, eller senest når du afslutter den. Ikke at forveksle med at de skal samtykke til optagelsen.

Igen skal der dog laves en interesseafvejning – din interesse i at optage uden at orientere, sat overfor interessen hos den, du optager, i at blive orienteret. Vejer din interesse tungere, kan du altså undlade at orientere om optagelsen.

Skal du orientere, da bør du sikre dig bevis for, at du har gjort det, for det er dig som dataansvarlig, der skal kunne dokumentere, at du har overholdt denne forpligtelse.       

Hvad kan jeg gøre med optagelsen?             

Når du skal bruge optagelsen, skal de samme overvejelser finde sted, som ved vurderingen af, om du kan optage samtalen i første omgang. Det skal derfor være til et legitimt formål, videregivelsen sker, og videregivelse af de ovenfor oplistede følsomme persondata er stadig no-go uden samtykke til videregivelse.  

Skal oplysningerne bruges i en retssag, er det interessant at bemærke, at domstolene konkret har tilladt fremlæggelse af optagelser, der er retsstridigt indhentet, og at der derfor er mulighed for, at du vil kunne bruge en optagelse i en retssag. Omvendt bør du også være opmærksom på, at du kan risikere, at en optagelse, der er indhentet uden dit vidende, vil kunne bruges imod dig i en retssag.                    

Afsluttende bemærkninger 

Den skarpe læser vil bemærke, at en stor del af afvejningerne, der skal ske, når man vil optage en samtale, er meget konkrete, og der er er tale om et område, der er udfordrende at navigere i, også for mange jurister.

Denne artikel har gennemgået de strafferetlige og databeskyttelsesretlige hovedproblematikker ved optagelser af samtaler, men er ikke en detaljeret gennemgang af alle rettigheder og pligter, der kan blive aktuelle, og kan af disse årsager ikke erstatte juridisk rådgivning i en konkret sag. Står du derfor og gør dig overvejelser om at optage en samtale, kan du med fordel henvende dig til en af vores dygtige medarbejdere for at få vejledning i din konkrete sag. Du kan kontakte Mieritz Advokatfirma på telefon 32426400, ved e-mail til info@mlaw.dk eller via kontaktformularen på https://mlaw.dk/.               

Kontakt os

Hvis du har brug for rådgivning, kan du med fordel benytte kontaktformularen nedenfor og beskrive dit problem kort, så vil vi vende tilbage på din henvendelse hurtigst muligt.