PERSONDATAPOLITIK

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Mieritz Advokatfirma ApS behandler personoplysninger. Politikken gælder for alle, der er i kontakt med os — klienter, modparter, tredjeparter i sager, leverandører, jobansøgere, deltagere i arrangementer og besøgende på vores hjemmeside. Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

 

Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Mieritz Advokatfirma

CVR-nr.: 30242157

Stensbjergvej 1, 2. th, 4600 Køge

 

Kontaktperson:

Jesper Køppen Fenger-Mieritz

jkm@mlaw.dk

32 42 64 00

Hvem behandler vi oplysninger om

Klienter og kontaktpersoner hos klienter, herunder personer der henvender sig til os med henblik på rådgivning.

• Modparter, modpartens rådgivere og andre tredjeparter, der indgår i de sager, vi behandler. Vi modtager ofte oplysninger om disse personer fra vores klienter, fra domstole, fra myndigheder eller fra andre rådgivere.
• Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere.
• Jobansøgere og potentielle medarbejdere.
• Deltagere i vores arrangementer, kurser og foredrag.
• Abonnenter på vores nyhedsbreve.
• Besøgende på vores hjemmeside www.mlaw.dk.

Behandling af dine personoplysninger

Juridisk rådgivning

Vi behandler personoplysninger, som du har udleveret til os i forbindelse med vores rådgivning og bistand. Disse oplysninger opbevares på en digital sag i vores sagsstyringssystem og i nogle situationer tillige på en fysisk sag. Vi modtager ofte yderligere personoplysninger i forbindelse med sagens behandling, f.eks. fra en modpart, en domstol eller andre tredjeparter som myndigheder og andre rådgivere. Vi kan af egen drift indhente offentligt tilgængelige personoplysninger, hvis det er nødvendigt for sagens behandling.

 

Typer af personoplysninger vi behandler i forbindelse med rådgivning:

• Almindelige personoplysninger: navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, stilling, CVR-nummer og øvrige kontaktoplysninger.
• CPR-numre, når det er nødvendigt for sagens behandling eller for opfyldelse af lovkrav.
• Oplysninger om lovovertrædelser, herunder straffeattester og domme.
• Følsomme personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9): helbredsoplysninger, fagforeningsforhold, race eller etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, seksuelle forhold eller seksuel orientering, når de indgår i sagsmaterialet.
• Økonomiske oplysninger: indkomst, formue, gæld, bankoplysninger, ejendomsforhold.
• Stemme, video og transskriptioner fra møder, der optages med deltagernes forudgående samtykke, jf. pkt. 5.

Disse oplysninger kan vedrøre vores klienter eller andre personer, som indgår i de pågældende sager, herunder modparter, vidner, familiemedlemmer og andre tredjeparter.

 

Retsgrundlag:

• Opfyldelse af aftalen om advokatbistand (artikel 6, stk. 1, litra b).
• Opfyldelse af retlige forpligtelser, f.eks. hvidvaskloven, retsplejeloven og bogføringsloven (artikel 6, stk. 1, litra c).
• Vores legitime interesse i at yde rådgivning, dokumentere vores bistand og beskytte os mod retskrav (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Følsomme oplysninger: Nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (artikel 9, stk. 2, litra f). Oplysninger om lovovertrædelser: Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4.

 

Hvidvask og kundekendskab

Vi er underlagt hvidvasklovens regler og skal indhente identitetsoplysninger, før vi kan påbegynde vores bistand. Vi indhenter og opbevarer kopi af billede-ID, sygesikringskort og oplysninger om reelle ejere. Hvis en anden end klienten indbetaler til vores klientkonto, kan vi efter hvidvaskloven tillige være forpligtet til at indhente og opbevare kopi af billede-ID, sygesikringskort mv. på den pågældende. Vi kan være forpligtet til at foretage undersøgelser og i visse tilfælde at indberette til myndighederne uden at kunne orientere dig herom.

 

Retsgrundlag:

• Retlig forpligtelse efter hvidvaskloven (artikel 6, stk. 1, litra c).
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 (CPR-numre).

Konflikttjek

Vi opbevarer navn og adresse på alle klienter og modparter med henblik på at foretage konflikttjek i overensstemmelse med de advokatetiske regler. Disse oplysninger slettes ikke, da de er nødvendige for løbende at kunne identificere potentielle interessekonflikter.

 

Retsgrundlag:

• Retlig forpligtelse efter retsplejeloven og de advokatetiske regler (artikel 6, stk. 1, litra c).
• Vores legitime interesse i at overholde advokatetiske forpligtelser (artikel 6, stk. 1, litra f).

Nyhedsbreve

Ved tilmelding til vores nyhedsbreve registrerer vi navn, e-mailadresse og retligt interesseområde. Oplysningerne anvendes til at sende nyhedsbreve om juridiske emner og invitationer til arrangementer. Enkelte medarbejdere har adgang til en liste over abonnenter. Vi holder os løbende orienteret om omfanget og arten af abonnementer for at forbedre vores kommunikation. Nyhedsbreve kan altid fravælges ved at klikke på afmeldingslinket i bunden af hvert nyhedsbrev.

 

Retsgrundlag:

• Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Arrangementer, kurser og foredrag

Ved tilmelding til arrangementer registrerer vi navn og e-mailadresse til brug for kommunikation om arrangementet. Vi kan ud fra en konkret vurdering anvende oplysningerne til udarbejdelse af deltagerlister til brug for oplægsholderen og vores administrative planlægning. Nærmere orientering herom findes i tilmeldingsbetingelserne, som skal godkendes i forbindelse med tilmeldingen.

 

Retsgrundlag:

• Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) eller vores legitime interesse i at afholde arrangementer (artikel 6, stk. 1, litra f).

 

Hjemmeside og kontaktformular

Ved besøg på vores hjemmeside www.mlaw.dk registrerer vi, hvilke sider der er besøgt, hvornår, og hvilken browser der er anvendt. Oplysningerne anvendes i forbindelse med driften samt til udarbejdelse af statistik, som kan bruges til at forbedre hjemmesidens opbygning. Vi anonymiserer oplysningerne i videst muligt omfang.

Hvis du udfylder en kontaktformular på vores hjemmeside, registrerer vi de oplysninger, du indtaster (typisk navn, e-mail, telefonnummer og din henvendelse). Oplysningerne bruges til at besvare din henvendelse og slettes, når henvendelsen er afsluttet, medmindre den fører til et klientforhold.

 

Retsgrundlag:

• Samtykke for ikke-nødvendige cookies (artikel 6, stk. 1, litra a).
• Vores legitime interesse i at drive og forbedre hjemmesiden for nødvendige cookies og statistik (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Kontaktformular: Opfyldelse af aftale eller din anmodning om kontakt (artikel 6, stk. 1, litra b).

 

Cookies og tredjepartstracking

Vores hjemmeside anvender cookies. Nødvendige cookies er påkrævet for hjemmesidens drift. Øvrige cookies (præferencer, statistik, markedsføring) aktiveres kun med dit samtykke via vores cookiebanner. Du kan til enhver tid ændre dine præferencer via banneret.

Vi anvender tredjepartsværktøjer til markedsføring og måling, herunder Meta-pixel (Facebook). Når du samtykker til markedsføringscookies, kan anonymiserede eller pseudonymiserede data om din adfærd på hjemmesiden overføres til Meta Platforms, Inc. i USA. Overførslen sker på grundlag af dit samtykke (artikel 49, stk. 1, litra a) og Metas certificering under EU-U.S. Data Privacy Framework.

 

Jobansøgere

Hvis du søger en stilling hos os, behandler vi de oplysninger, du sender til os, herunder ansøgning, CV, eksamensbeviser og eventuelle referencer. Oplysningerne bruges til at vurdere din ansøgning. Hvis du ikke ansættes, sletter vi dine oplysninger senest seks måneder efter, at stillingen er besat, medmindre du giver samtykke til, at vi opbevarer dem længere med henblik på fremtidige stillinger.

 

Retsgrundlag:

• Foranstaltninger forud for aftaleindgåelse (artikel 6, stk. 1, litra b).
• Samtykke for længerevarende opbevaring (artikel 6, stk. 1, litra a).

 

Leverandører og samarbejdspartnere

Vi behandler kontaktoplysninger på kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere (navn, e-mail, telefonnummer, stilling) til brug for administration af samarbejdet og opfyldelse af aftaler.

 

Retsgrundlag:

• Opfyldelse af aftale (artikel 6, stk. 1, litra b) og vores legitime interesse i at administrere leverandørforhold (artikel 6, stk. 1, litra f).

 

Bogføring og økonomi

Vi behandler oplysninger om klienter og leverandører i forbindelse med fakturering, bogføring og regnskab, herunder navn, CVR/CPR, adresse, fakturabeløb og betalingsoplysninger. Klientmidler forvaltes på klientkonto i Sparekassen Kronjylland i overensstemmelse med Advokatsamfundets regler.

 

Retsgrundlag:

• Opfyldelse af aftale (artikel 6, stk. 1, litra b) og retlig forpligtelse efter bogføringsloven (artikel 6, stk. 1, litra c).

Automatiserede afgørelser 

Vi træffer ikke afgørelser, der er baseret udelukkende på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller i væsentlig grad påvirker dig. Vores brug af AI-værktøjer (jf. pkt. 5) er altid underlagt en advokats selvstændige faglige vurdering.

 

Teknologiske værktøjer, AI og mødeoptag

AI-værktøjer

Vi anvender AI-baserede værktøjer som en del af vores arbejdsprocesser, både som selvstændige værktøjer og som integrerede funktioner i vores IT-platforme (f.eks. Microsoft 365 Copilot). Værktøjerne kan anvendes til analyse og research, udkast og kvalitetssikring samt strukturering og systematisering af sagsmateriale.

 

Alle AI-leverandører er omfattet af databehandleraftaler, der sikrer, at data behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Data anvendes ikke til træning af leverandørens modeller. Ved brug af AI-værktøjer integreret i IT-platforme kan behandlingen ske hos underbehandlere, der er kontraktligt bundet af platformleverandørens databehandleraftale.

Mødeoptagelse og transskription

Vi kan med deltagernes forudgående samtykke optage og transskribere møder til brug for dokumentation og opfølgning. Optagelse kan ske via dedikerede mødeoptag- og transskriptionstjenester eller via den videokonferenceplatform, mødet afholdes på (f.eks. Microsoft Teams).

Alle deltagere orienteres, inden optagelsen påbegyndes. Samtykket dokumenteres som en del af optagelsen. Hvis en deltager ikke samtykker, optages mødet ikke.

Optagelser og transskriptioner lagres hos databehandlere i EU og behandles på samme grundlag som øvrigt sagsmateriale. Vores mødeoptagelsesleverandør anvender AI til opsummering og transskription. Det sker via en underbehandler, der behandler data via en EU-baseret API-tjeneste.

Optagelser og transskriptioner slettes, når de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indhentet til. Da optagelser og transskriptioner indgår i sagsmaterialet, opbevares de som udgangspunkt på samme vilkår som det øvrige sagsmateriale, jf. pkt. 8, medmindre du anmoder om andet.

 

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Mieritz Advokatfirma, medmindre en af følgende betingelser er opfyldt:

• Med dit samtykke. Vi videregiver personoplysninger, når vi har dit samtykke hertil.
• Som led i vores rådgivning. Vi kan videregive personoplysninger, når det er nødvendigt for at varetage dine interesser, f.eks. til domstole, modparter, modpartens advokat, offentlige myndigheder, revisorer, ejendomsmæglere, pengeinstitutter og andre relevante parter.
• Til databehandlere. Vi videregiver personoplysninger til vores databehandlere, der behandler data efter vores instruks og på grundlag af databehandleraftaler. Vores databehandlere omfatter leverandører af sagsstyringssystemer, IT-infrastruktur og hosting, AI-værktøjer, mødeoptag- og transskriptionstjenester, bogføringssystemer og nyhedsbrevsservices.
• Til pengeinstitutter. Klientmidler forvaltes på klientkonto i Sparekassen Kronjylland.
• Af retlige årsager. Vi videregiver personoplysninger, når det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, retskendelser eller anmodninger fra offentlige myndigheder, herunder i forbindelse med hvidvaskindberetninger.

Vi videregiver ikke personoplysninger til kommercielle formål. Vi kan dele oplysninger, der ikke kan identificere enkeltpersoner, med offentligheden og vores samarbejdspartnere.

 

Overførsel til lande uden for EU/EØS

Visse af vores databehandlere, herunder leverandører af AI-værktøjer og underbehandlere tilknyttet vores IT-platforme, kan behandle data i lande uden for EU/EØS. Behandlingen kan omfatte den tekniske proces, hvor et AI-værktøj behandler en forespørgsel og genererer et svar. Data opbevares ikke varigt uden for EU/EØS og er krypteret under overførsel.

Når overførsel finder sted, sikrer vi et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau ved hjælp af:

• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er).
• EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret.
• Supplerende tekniske foranstaltninger, herunder kryptering og logisk dataseparation.
• Andre overførselsgrundlag i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 46 eller artikel 49, stk. 1.

 

I forbindelse med rådgivning kan det også være nødvendigt at videregive oplysninger til modparter, myndigheder eller rådgivere i tredjelande. En sådan overførsel sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1.

Vores mødeoptagelsesleverandør (EU-baseret) anvender en support-tjeneste i USA til kundehenvendelser. Denne tjeneste har ikke adgang til optagelser eller sagsmateriale. Overførslen er dækket af SCC’er.

Tredjepartsværktøjer på vores hjemmeside (Meta-pixel) kan overføre data til USA, jf. pkt. 3.7.

Du kan få en kopi af det relevante overførselsgrundlag ved at kontakte os.

Opbevaring og sletning

Vi stræber efter at slette eller anonymisere personoplysninger, så snart de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indsamlet til. Følgende opbevaringsperioder gælder som udgangspunkt:

• Juridisk rådgivning: 10 år fra sagens afslutning, jf. forældelseslovens § 3, stk. 3, nr. 4. Indledes en erstatningssag mod os som følge af mangelfuld rådgivning, kan oplysningerne opbevares længere, dog altid i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel II.
• Hvidvaskoplysninger: 5 år efter klientforholdets ophør, jf. hvidvasklovens § 30, stk. 3, nr. 2.
• Bogføringsmateriale: 5 år fra regnskabsårets udløb, jf. bogføringslovens § 10.
• Mødeoptagelser og transskriptioner: Slettes når formålet er opfyldt. Indgår optagelsen i en sag, følger opbevaringen dog samme periode som det øvrige sagsmateriale i den pågældende sag, medmindre du anmoder om andet.
• Nyhedsbreve: Indtil du framelder dig. Dokumentation for samtykke opbevares i 2 år efter frameldingen.
• Arrangementer: Indtil arrangementets afslutning + 1 år.
• Jobansøgninger: 6 måneder efter stillingen er besat, medmindre du giver samtykke til længere opbevaring.
• Kontaktformular: Når henvendelsen er afsluttet, medmindre den fører til et klientforhold.
• Konflikttjek: Navn og adresse slettes ikke, da oplysningerne er nødvendige for at sikre mod eventuelle interessekonflikter.

Når vi sletter personoplysninger fra vores systemer, er det muligt, at det tager kort tid, før kopier slettes fra vores backup- og arkivsystemer.

 

Dine rettigheder

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du følgende rettigheder:

• Ret til oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse af urigtige personoplysninger.
• Ret til sletning af dine personoplysninger, når betingelserne herfor er opfyldt.
• Ret til begrænsning af behandlingen.
• Ret til dataportabilitet.
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen, herunder mod direkte markedsføring.
• Ret til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.

Alle rettigheder håndteres ved henvendelse til vores kontaktperson.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig stor teknisk indgriben, påvirker beskyttelsen af andres personoplysninger, eller er ekstremt upraktiske. Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi det uden beregning, medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats.

Alle AI-leverandører er omfattet af databehandleraftaler, der sikrer, at data behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Data anvendes ikke til træning af leverandørens modeller. Ved brug af AI-værktøjer integreret i IT-platforme kan behandlingen ske hos underbehandlere, der er kontraktligt bundet af platformleverandørens databehandleraftale.

 

Tavshedspligt og oplysningspligt

Vi er underlagt tavshedspligt efter retsplejelovens § 129 og de advokatetiske regler. Tavshedspligten kan i visse tilfælde begrænse vores mulighed for at opfylde oplysningspligten over for registrerede, der ikke er vores klienter, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra d. Det gælder f.eks. oplysninger om modparter og tredjeparter, som vi modtager fra vores klienter som led i en sag.

Vi vurderer enhver henvendelse om rettigheder konkret og balancerer den registreredes rettigheder mod vores tavshedspligt og klientens interesser.

 

Sikkerhedsforanstaltninger

Vi arbejder for at beskytte Mieritz Advokatfirma og vores klienter mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger. Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

• Antivirus og endpoint-beskyttelse på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning med individuelle koder og multifaktorautentificering, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med alle leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Intern AI-politik med retningslinjer for brug af AI-værktøjer i sagsbehandlingen, herunder begrænsninger vedrørende artikel 9-data.
• Kryptering af kommunikation med personfølsomt eller fortroligt indhold.
• Risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger.
• Løbende stikprøvekontrol.

 

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante tilsynsmyndigheder, herunder Datatilsynet, om at løse klager, som vi ikke kan løse direkte.

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

 

Ændringer

Denne persondatapolitik kan løbende ændres. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne politik uden dit udtrykkelige samtykke. Ændringer af denne politik angives på denne side, og ved væsentlige ændringer gør vi opmærksom på dem på en mere synlig måde, herunder ved direkte orientering via e-mail, hvor det er relevant.